Beim klassischen Projektmanagement geht es darum, Projekte mittels effizienter Ressourcen zum Erfolg zu führen. Projektmanagement speziell in der IT oder auch „ITPM“ ist der Prozess der Planung, Vorbereitung, Ausführung, Überwachung sowie Koordinierung von IT-Projekten.
Projektmanager*innen stellen sicher, dass das IT-Projekt erfolgreich abgeschlossen werden kann. Dabei beachten sie, dass Ziele definiert werden, überprüfen und planen die Ressourcen und kümmern sich um die Zeitplanung, das Risikomanagement, Stakeholder-Management sowie die Qualitätskontrolle.
Ziel ist es, dass das Projekt innerhalb des Budget- und Zeitrahmens abgeschlossen wird. IT-Projektmanager*innen spielen daher eine wichtige Rolle bei der Planung und Umsetzung von IT-Projekten in Unternehmen. Dank bewährter Methoden und Tools, die in den unterschiedlichen Projektphasen zum Einsatz kommen, können Unternehmen Risiken und Kosten senken sowie die Erfolge optimieren.
Grundlagen des ITPMs
Komplexität, Schnelligkeit und der ständige Wandel in der heutigen Welt sind große Herausforderungen für IT-Projekte. Deshalb ist es umso wichtiger, diese zu meistern und die gewünschten Projektziele zu erreichen.
Egal, ob die Implementierung neuer Software, die Modernisierung der internen IT-Infrastruktur oder die Einführung neuer IT-Prozesse in Ihrem Unternehmen anstehen – mit IT-Projektmanagement und Managed IT-Services liegt der Fokus auf die Planung, Steuerung und Kontrolle und führt Ihr IT-Projekt zum Erfolg.
Um den Erfolg gewährleisten zu können, bedarf es einer klaren Definition der Rollen einzelner Teammitglieder sowie Verantwortlichkeiten:
- Projektleiter: Trägt die Gesamtverantwortung für das IT-Projekt.
- Teammitglieder: Bringen ihre jeweilige Expertise und Fähigkeiten ein.
- Stakeholder: Vertreten die Interessen verschiedener Gruppen.
Erfolgsfaktoren für IT-Projekte:
- Effiziente Prozesse:
Für einen reibungslosen Projektablauf sorgen klare Strukturen und Abläufe. - Qualifiziertes Personal:
Das Projektteam sollte über die notwendigen Fähigkeiten und Kompetenzen verfügen, um das Projekt zum Erfolg führen zu können. - Moderne Tools:
Moderne Tools und Softwarelösungen unterstützen Sie bei der Projektplanung, -steuerung und bei der Kommunikation über den kompletten Projektzeitraum. - Klare Kommunikation:
Für ein erfolgreiches Projekt ist der regelmäßige Austausch zwischen allen Teammitgliedern unerlässlich. - Starke Führung:
Ein Projektleiter muss das Team motivieren, leiten und mit gutem Beispiel vorangehen. - Projektplan:
Ein detaillierter Plan dient als Fahrplan für die gesamte Projektlaufzeit. - Risikomanagement:
Die proaktive Identifizierung und Minimierung von Risiken.
Der Projektablauf
Projektplanung
Als Basis für ein erfolgreiches Projekt dient die Projektplanung. Hier werden die Ziele definiert, der Umfang besprochen sowie die Zeit, das Budget und die Ressourcen kalkuliert. Dabei spielt die Findung der passenden Projektmanagement-Methode eine zentrale Rolle (klassische vs. agile Methoden), um das Projekt erfolgreich durchzuführen.
Checkliste für die Projektplanung:
✓ PM-Methoden auswählen
✓ Projektziele definieren
✓ Projektumfang festlegen
✓ Terminplan erstellen
✓ Budget kalkulieren
✓ Ressourcen planen
✓ Risiken identifizieren und bewerten
Projektdurchführung
Bei der tatsächlichen Umsetzung des Projekts, befindet sich das Team in der Projektdurchführung. In dieser Phase ist die Kommunikation im Team ein Schlüsselfaktor. Regelmäßige Updates, transparente Infos und ein offener Dialog regeln die Qualitätskontrolle sowie das Änderungsmanagement. Der Projektleiter sorgt währenddessen dafür, dass das Team motiviert bleibt und kümmert sich um das Konfliktmanagement.
Checkliste für die Projektdurchführung:
✓ Kommunikation mit dem Team
✓ Motivation des Teams
✓ Konfliktmanagement
✓ Qualitätskontrolle
✓ Änderungsmanagement
Projektabschluss
Der Projektabschluss umfasst eine formale Beendigung des Projekts, bei der einzelne Bestandteile des Erfolges bewertet werden. Hierzu werden Projektergebnisse in einem Abschlussbericht dokumentiert, Ressourcen, Ziele und die Zufriedenheit von Stakeholdern analysiert sowie Lessons Learned identifiziert und festgehalten, welche in weiteren IT-Projekten zukünftig genutzt werden können.
Checkliste für die Projektabschluss:
✓ Projektergebnisse dokumentieren
✓ Projektbewertung
✓ Lesson Learned
✓ Abschlussbericht erstellen
Methoden im IT-Projektmanagement
Im IT-Projektmanagement (ITPM) gibt es unterschiedliche Ansätze und Methoden, die je nach Projektanforderungen und Unternehmen variieren können. Zum einen gibt es die klassischen Methoden, wie Wasserfall und dem V-Modell. Zum anderen nutzen Projektmanger*innen gerne agile Methoden (Scrum, Kanban, Lean, Prince2).
Klassische Methoden
Wasserfall-Methode
Einer der bekanntesten und beliebtesten Methoden im Projektmanagement, ist die Wasserfall-Methode. Bei ihr werden alle Projektphasen nacheinander abgeschlossen. Dabei muss jede Phase abgeschlossen sein, bevor die nächste beginnt. Die Wasserfall-Methode eignet sich besonders gut für Projekte mit klaren Anforderungen und stabilen Umgebungen.
Beispiel: Entwicklung einer Website mithilfe der Wasserfall-Methodik
In Website-Projekten würde eine Wasserfall-Methode wie folgt aussehen: Zunächst werden die Anforderungen erfasst und dokumentiert, dann das Design erstellt und anschließend die Website entwickelt. Zum Schluss wird die Website getestet und online gestellt. Jede Phase würde also abgeschlossen sein, bevor die nächste beginnt.
V-Modell
Das V-Modell ist eine Erweiterung der Wasserfall-Methode. Sie beinhaltet zusätzliche Testphasen, die parallel zu den Entwicklungsphasen laufen. So wird sichergestellt, dass Fehler frühzeitig erkannt und behoben werden. Das V-Modell eignet sich besonders gut für IT-Projekte, bei denen besonders die Qualität der Ergebnisse wichtig ist.
Beispiel: Entwicklung einer mobilen App
Bei der Entwicklung einer mobilen App mit dem V-Modell, sind vor allem klar definierte Phasen in einem linearen Ablauf vorhanden. So wird beispielsweise nach einer Anforderungsanalyse und dem Design, die App darauffolgend kodiert. Währenddessen laufen parallel mehrere Testphasen, um die App auf Fehler und Bugs zu überprüfen. So kann eine hohe Qualität der App sichergestellt werden, bevor sie im Store veröffentlicht wird.
Agile Methoden
Scrum und Kanban
Agiles Projektmanagement ist weitaus flexibler. Es besteht aus kontinuierlicher Zusammenarbeit und Entwicklung. Zu den agilen Methoden gehören Scrum und Kanban, welche schnelles Agieren und Ändern von Aufgaben (wenn notwendig) ermöglicht, um ein sicheres Projekt zu gewährleisten.
Beispiel: Entwicklung einer App mit agilen Projektmanagementmethoden
Mit agilen Methoden, wie Scrum oder Kanban, wird in kurzen Sprints gearbeitet, welche regelmäßig dazu beitragen, Teilbereiche einer App funktionsfähig zu machen. Verändern sich während des Projekts Anforderungen, kann das Team sich flexibel anpassen.
Lean-Management
Lean-Management gehört in gewisser Weise zu agilen Methoden oder wird in Kombination verwendet, um so effizient und qualitativ wie möglich zu arbeiten. Die Lean-Methode ist darauf ausgerichtet, die Maximierung eines Hauptwerts und die Minimierung von Verschwendung zu regulieren.
Beispiel: Optimierung der IT-Infrastruktur
Wird das Lean-Management auf die Optimierung der IT-Infrastruktur eines Unternehmens angewendet, werden nicht genutzte Ressource (Verschwendung) ausfindig gemacht sowie minimiert und Prozesse gleichzeitig analysiert und für eine höhere Qualität und Effizienz optimiert.
Prince2
Projects IN Controlled Environments oder kurz Prince2 ist eine Methode, die Phasen und Prozesse klar strukturiert. In IT-Projekten gibt es eine deutliche Rollen- und Verantwortungszuweisung. Diese Methode wird häufig in großen Unternehmen oder Konzernen und Regierungsprojekten eingesetzt.
Beispiel: Einführung eines neuen CRM-Systems
Bei komplexeren Projekten, wie beispielsweise die Einführung eines neuen CRM-Systems in einem großen Unternehmen, kommt die Prince2-Methode zum Einsatz. Sie stellt sicher, dass klare Phasen und Prozesse definiert sind, um das Projekt zu strukturieren und kontrollieren.
Phasen im Projektmanagement
Im IT-Projektmanagement durchläuft ein Projekt typischerweise mehrere Phasen. Dadurch wird sichergestellt, dass das Projekt so wie geplant, durchgeführt und abgeschlossen wird. Die Phasen können je nach Projektmanagementmethode variieren.
Die Initiierung
In der Initiierungs-Phase (oder auch Konzeptions-Phase) werden zunächst die Ziele und Anforderungen eines Projekts definiert. Hier spielt auch die Entscheidung, ob das Projekt überhaupt durchgeführt werden soll oder nicht eine wichtige Rolle. Zusätzlich werden Projektbeteiligte zugewiesen und ein*e Projektmanager*in ernannt.
Die Planung
In der Planungs-Phase wird ein detaillierter Projektplan erstellt. Die Projektplanung enthält alle Aufgaben, Ressourcen, Zeitpläne, Budgets, Risiken und Qualitätsziele. Es dient als Leitfaden für die komplette Umsetzung des Projekts.
Die Ausführung
In der Phase der Ausführung erfolgt die tatsächliche Umsetzung des Projekts – und zwar erfolgt der Ablauf nach dem festgelegten Plan. Ressourcen werden zugewiesen, Aufgaben durchgeführt und die Kommunikation zwischen Teammitgliedern und Stakeholdern aufrechterhalten.
Das Monitoring
In der Phase der Überwachung und Kontrolle (Projektsteuerung) wird der Projektfortschritt überwacht und mit dem Projektplan verglichen. Es werden gegebenenfalls Anpassungen vorgenommen, um das Projekt im gewünschten Rahmen zu halten.
Der Projektabschluss
Ist das Projekt abgeschlossen, werden alle notwendigen Dokumente erstellt, die Qualität überprüft und die Ergebnisse an die Stakeholder übergeben. Ein Abschlussbericht dient als offizielles Dokument, dass das Projekt abgeschlossen wurde.
Projektmanagement Tools
Für eine hohe Effizienz und ein übersichtliches Monitoring erfolgreicher Projekte wird ein passendes Projektmanagement Tool benötigt. Projektmanagement Tools unterstützen in der Planung, Steuerung und Kontrolle von IT-Projekten. Dabei werden besonders die Effizienz, Transparenz und Kommunikation erhöht, welche letztendlich zum Projekterfolg führen.
Doch welches Tool ist das Richtige? Die Auswahl eines geeigneten Tools hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie zum Beispiel Projektgröße, Komplexität und das Budget. Auch die Funktionen, Benutzerfreundlichkeit, Datensicherheit, und Integration in bestehende IT-Landschaften sollten bei der Wahl des Projektmanagement Tools berücksichtigt werden. Wir vergleiche die 3 beliebtesten Projektmanagement Tools Jira, Asana und Trello.
3 beliebte Projektmanagement Tools im Vergleich
Tool: | Jira | Asana | Trello |
Funktionen: | ✓ Aufgabenverwaltung | ✓ Aufgabenverwaltung | ✓ Kanban-Boards |
Vorteile: | ✓ Leistungsstarke Funktionen für komplexe Projekte | ✓ Einfache Bedienbarkeit | ✓ Einfache Bedienbarkeit und visuell ansprechend |
Nachteile: | ✘ Komplexes Interface | ✘ Weniger leistungsstark | ✘ Weniger leistungsstark |
Weitere wichtige Tools
Neben Projektmanagement Tools, werden für ein erfolgreiches Projekt weitere Tools benötigt. Um die gewünschten Ziele zu erreichen und stets auf dem aktuellen Stand zu bleiben, kommen Tools für die Kommunikation zum Einsatz, wie MS Teams, Slack oder Zoom. Für die Dokumentation werden häufig Confluence oder Google Docs verwendet.
Projektmanagement Zertifizierungen
In der dynamischen Welt der IT kann es herausfordernd sein, sich als qualifizierte Fachkraft durchzusetzen. Doch mit professionellen Weiterbildungen können Mitarbeiter*innen in der Weiterentwicklung unterstützt und gefördert werden. Dabei spielt die Frage nach der passenden Zertifizierung eine wichtige Rolle.
Die Auswahl hängt von Karrierezielen, Erfahrungen und vielen weiteren Faktoren ab. Mit Weiterbildungen als Projekt Management Professional (PMP), Certified Scrum Master (CSM), Certified Associate in PM (CAPM), PMI-ACP oder PRINCE2 stehen in der Karriere als IT-Projektmanager*in alle Türen offen.
Die bekanntesten Zertifizierungen im Überblick
- Projekt Management Professional (PMP):
Eines der renommiertesten Zertifizierung für erfahrene Projektmanager*innen. - Certified Scrum Master (CSM):
Die Zertifizierung für Agiles Projektmanagement und Scrum-Fähigkeiten. - Certified Associate in PM (CAPM):
Eine geeignete Einstiegszertifizierung für Projektmanagement-Begeisterte mit weniger Erfahrung. - PMI-ACP:
Eine weitere Zertifizierung für agiles Projektmanagement, welche sich ideal für Projektleiter und Manager*innen eignet. - PRINCE2:
Geeignet für Projektmanagement in regulierten und strukturierten Umgebungen, welche sehr beliebt im öffentlichen ist.
Zusammenfassung / Fazit
Die detaillierte Zuweisung von Ressourcen (Ressourcenmanagement), wie Personal, Hardware oder Software, ist also entscheidend für den späteren Ablauf eines IT-Projekts. Mithilfe des Risikomanagements und Meilensteinen werden während eines Projekts Verzögerungen frühzeitig erkannt und sichergestellt, dass das Projekt innerhalb des Projektbudgets abgeschlossen wird.
Ein erfolgreiches Projektmanagement in der IT erfordert zusammengefasst eine klare und effektive Kommunikation mit Teammitgliedern, Stakeholdern und anderen Beteiligten.
Weitere interessante Quellen:
Häufig gestellte Fragen und Antworten
Was ist ein Projekt in der IT?
Bei einem IT-Projekt geht es darum, ein bestimmtes Vorhaben mit einem definierten Ziel und der Hilfe von IT-Ressourcen umzusetzen. Hierbei kann es sich um die Entwicklung neuer Software, die Einführung neuer Systeme oder die Verbesserung bestehender Prozesse handeln.
Was für IT-Projekte gibt es?
IT-Projekte können breitgefächert sein, da sie neben Entwicklungs- oder Implementierungsprojekten über Migrationsprojekte, wie die Umstellung auf neue Systeme und Roll-Outs, bis hin zu Wartungsprojekte reichen.
Was ist IT-Projektarbeit?
IT-Projektarbeit beschreibt die Arbeit an einem IT-Projekt. Darunter fallen die Planung, Steuerung und Kontrolle des Projekts sowie die Ausführung einzelner Teilaufgaben.
Wie plant man ein IT-Projekt?
Mithilfe eines Projektleiters (Projektmanagers) und einem qualifizierten Team, werden bei einem IT-Projekt folgende Phasen durchschreitet:
- Definition der Ziele
- Erstellen eines Projektplans
- Planung der Ressourcen
- Budgetplanung
- Identifizierung von Risiken
Wie viel kostet ein IT-Projekt?
Die Kosten von IT-Projekte variieren je nach Umfang und Komplexität sehr stark. Zusätzlich spielen der Umfang der Ressourcen sowie der Stundensatz der Mitarbeiter*innen eine wichtige Rolle bei der Budgetplanung.
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